初創團隊如何提高執行速度｜iFit每日任務回報經驗

原書篇名：快速成長更要管理（3）初創首重彈性與速度

對於創業初期的團隊來說，除了商業營運與財務上的管理，以最有效率的方式管理「內部團隊」也非常重要。

因為新創公司的時間非常寶貴，每一天租金、薪資等等成本都在支出；此外，紅利趨勢也變化非常快速，萬一身處在紅利階段卻沒能及時把握，就錯失了很多機會。

以iFit來說，早期的管理方式可分為下列幾點：

1. 每日分派任務， 追蹤完成進度

iFit早期的營運方式非常精實，是以「天」來計算工作目標。執行長每天都會幫公司同仁分配當天任務，例如該寫什麼文章、該畫什麼圖及行銷該做什麼，成員也必須在下班前提供工作記錄，例如當天完成的任務、專案完成比例、明日待辦事項等等。

這樣的好處在於，團隊成員除了每天都有實質產出以外，也能練習專案管理能力，每個人都需要自行規劃工作時程，評估自己需要哪些同仁的協助，與其他成員之間的互動也會比較良好。

以下提供幾個工作安排的範例作為參考：◎ PMA ◎1. 參考網站功能面的優劣分析（共15個）並提出報告

1） 盡量用條列式、流程圖、比較表來呈現內容，而不是把PPT當作字比較大的word來用喔！

2） 所有分析都要「簡明扼要」，讓聽眾可以在最短時間內抓到重點。

3） 提出優缺點之外，最重要的是如何應用在我們的東西上。

4） 提出問題或威脅時，最好同時提出建議的解決方案 A、B、C。◎ PMB ◎1. 團購事宜

1） 體脂計第三團

2） 瑜珈墊+抗力球 → 收到樣品並拍攝照片2. 回覆留言和訊息（記得加上網站文章連結）3. 預設食譜 po 文修改

1） 仿照最近文章的方式，在最前面加上「好讀網頁版」。

2） 蔬菜類合併。

3） 最後面的縮網址，請改用正確的網站文章連結。4. 準備 雜誌文章5. 【iFit 愛瘦身】痞客邦 *26. 創作果汁食譜◎ 設計Ａ◎1. 食品包裝設計：盒子與箱子送印追蹤2. 設計瑜珈墊開團圖3. 新書版型設計 → 已回覆意見4. 網站視覺設計、菇菇粥銷售頁面：下週完成＋上線5. 深蹲圖、鍛練手臂圖（空檔）◎ 設計Ｂ◎（紅字部分今天要完成喔）1. 所有人的Q版代表圖2. 運動後代謝提高曲線圖、關東煮圖

→ 待修改3. 有 氧&無氧：瘦瘦百米衝刺、室內腳踏車 儀表顯示30分鐘、碼表顯示

30秒、心臟、快速跳動的心臟、氧氣分子、乳酸分子4. 咖啡篇5. 為什麼飲食沒改變加了運動還是「瘦」不了？

胖胖和壞朋友坐在桌子的同一側，胖胖桌上食物明顯又多又胖沒蔬菜、壞

朋友只有一咪咪水果和一杯代餐奶昔，瘦瘦坐在她們對面（背向畫面），

看起來是背後三條線有點無奈的感覺。

2. 創辦人之間密切溝通， 有問題就盡速解決

我建議創辦人之間最好每週都能見面開會，像當初我與共同創辦人幾乎兩、三天就會討論最新的進度。新創公司最怕的就是走錯路，我聽過有些新創可能兩個禮拜才開一次會，甚至一個月才開一次會，這樣萬一卡關或遇到問題不知道怎麼處理，沒有及早發現，後續反而要花費大量的時間和資源收拾善後。

每週會議討論重點

•這個月的發展目標和策略

•這一週的工作進度

•有沒有遇到哪些問題需要討論？

•檢視每個內部同仁的工作狀態

•有沒有什麼事情不要再做？

•是否需要尋求外部資源和支援？

3. 內部同仁會議， 盡量以文字進行

至於公司內部與同仁之間的會議，我反而建議不需要每次都見面開會，大部分以文字方式在通訊軟體中討論即可。好處在於開會事項比較不會遺漏，會議後如果對某個決策尚有疑慮，有文字記錄也能避免後續的爭吵。再者，以文字方式開會還能訓練同仁們的文字表達能力，在網路時代，如何有效運用文字日趨重要。

4. 以執行任務為導向， 不同職務也要互相學習

創業初期，團隊所需要的人才是能「快速執行命令」的人。大家必須要有個觀念 —— 現在是在營運公司，而不是在學校玩社團。在創業過程中，很難做到每個人都滿意，因此最重要的是成員要能明確落實創辦人的想法，並且每天以執行任務為導向，順利達成目標。

此外，團隊內的成員雖然有職務之分，但其實沒有所謂「什麼職務就只能做什麼事」。例如iFit初期的編輯也協助過客服工作，行銷需要了解圖片設計的概念，設計也要明白行銷或產品開發上的考量，不能因為「這不是我的領域就不去接觸這件事」，大家正是因為有達成目標的共識，公司才能成長如此迅速。

5. 公司還沒上軌道前， 先不要請實習生

除非創辦人已經很有經驗，不然建議初期盡量不要招募實習生。當然，現在有許多實習生非常優秀，但當創辦人管理能力沒那麼好，實習生對於實務應用又不那麼熟悉時，帶領實習生會耗費大量的時間。

初期的經營重點應該回歸到最核心的事務上，全力帶領公司發展；直到具備一定的成熟規模，當創辦人覺得可以換一些新血，或是想回饋社會傳承經驗時，再開始聘請實習生會比較適合。

6. 選對內部通訊軟體， 溝通和後勤事半功倍

我們使用的是JANDI（中文，台灣有專人服務）和slack（全英文，無人服務），而不使用 LINE。原因在於LINE本來就不是為工作而設計，而且訊息一陣子後就會消失，無法查詢。

不過由於許多公司習慣透過LINE聯繫，因此當我們跟外部夥伴溝通時，雖然還是會使用LINE，但若遇到重要的合作討論，我們會

請同仁寫多寫一封e-mail將會議結論寄給廠商，作為再次確認和留下紀錄。

JANDI LINE即時通訊議題討論分群 V巢狀議題檢視 V X支援多種平台 V在地化服務 V置頂公告 V X人員與資安管理員權限 V X組織圖 V X資訊安全 V X廣告騷擾 X V專案管理針對檔案討論 V X星號標記訊息 V X提及任務管理 V X進階搜尋訊息搜尋 V檔案搜尋與篩選 V X檔案永久儲存 V X

除此之外，JANDI和slack還有一個更棒的功能 —— 那就是「API串接提醒」。只要請工程師協助串接公司的營運系統，當達成某些條件時，機器人就會自動推播到相關的群組，提醒負責的同仁。

如果能善加運用這項功能，將一些需要定時檢查的重複性工作交給電腦自動提醒，便能有效減少人為疏失，範圍還能擴及行銷、倉儲、客服等多個部門，對後勤管理是一大助益。

以下列出我們實際的應用範疇，提供給大家參考：行銷管理：

1. FB 廣告效益分析提醒

2. 活動團購到期提醒

3. 活動贈品贈送紀錄提醒商品管理：

1. 商品庫存不足提醒

2. 上架商品基本資料更新提醒

3. 上架商品可銷售數超量提醒

4. 商品銷售數量與金額定期提醒

5. 商品與副件採購數量異常提醒訂單管理：

1. 電商網站信用卡高額支付提醒

2. 超商到店取貨簡訊發送提醒

3. 訂單出貨簡訊發送提醒

4. 電子發票開立異常提醒倉儲與物流管理：

1. 第三方物流狀態更新與同步提醒

2. 倉儲理貨、出貨流程監控狀態提醒客戶服務管理：

1. 客戶資料異動與更新提醒

2. 客戶服務紀錄同步提醒

3. 客戶線上訊息發送與回應提醒系統與資訊管理：

1. ERP 資料更新與同步狀態提醒

2. 電子郵件發送狀態提醒

3. 系統程式原始碼異動提醒

4. 各伺服器狀態異常提醒

5. 多資料庫同步狀態與異常提醒

6. 電子發票管理伺服器與財政部連線異常提醒